Christina Rogestam
Rapport
2009-03-02
Till
Regiondirektör
Undertecknad har den 27 oktober 2008 av regiondirektören fått i uppdrag att fungera som en regionövergripande samordningsperson ”med uppgift att genom kontakter med inblandade parter hitta en lösning, som leder till att en gemensam museiorganisation kan fullföljas med beaktande av de synpunkter som framkommit.”
I uppdraget ingår att jag genom kontakter med berörda, främst med företrädare för värdkommunerna Skara och Uddevalla samt Västergötlands Fornminnesförening och Bohusläns Hembygdsförbund ska bilda mig en uppfattning om möjligheter/hinder, värdera inkomna lokala intressenters synpunkter och föreslå lämpliga åtgärder.
Jag har sedan dess tagit del av en mängd material i form av urkunder och stadgar, skrivelser, utredningar m.m samt fört samtal med representanter för berörda organisationer, kommuner, organ inom Västra Götalandsregionen, stiftelserna, Kammarkollegiet och Kulturdepartementet.
Min slutsats är att det är nödvändigt att en lösning tar sin utgångspunkt i stiftelselagen och dess bestämmelser. När man konstaterat vad som går att göra inom lagens råmärken kommer det sedan att påverka hur en gemensam museiorganisation kan utformas.
Bakgrund
I Vision Västra Götaland presenterar regionen sina kulturambitioner så här (utdrag)
”Västra Götaland regionen är en region med tydlig kulturprofil. Natur- och kulturarv, kulturhistoria och starka verksamheter som GöteborgsOperan, Göteborgs Symfoniker och Film i Väst ger regionen identitet och särprägel. Kulturen bidrar till medborgarnas personliga utveckling, länkar samman folkgrupper och individer och binder samman regionen. Att vårda kulturarvet ger trygga och kreativa människor. Kulturen medverkar i regionens utveckling också genom att allt fler arbetar i denna sektor, nya företag bildas och kulturens tillgångar blir alltmer nationellt och internationellt kända. Kulturen är en viktig del av upplevelsenäringen
- Kultur med kvalitet och bredd blomstrar i hela regionen
- Muséer, arkiv, bibliotek och folkbildning är stöd för det livslånga lärandet
- Kulturen är en tillgång för tillväxt och utveckling
- Kulturmiljön och de kulturhistoriska värdena vårdas och utvecklas.”
Inom regionen finns ett stort antal kulturinstitutioner. Ett antal museer och organisationer inom natur- och kulturarvsområdet har samlats i regionens organisation för dessa frågor Västarvet. Där ingår följande museer och organisationer:
Bohusläns museum, Lödöse museum, Forsviks Industriminne, Vänersborgs museum och Kulturlagret, Göteborgs Naturhistoriska Museum, Västergötlands museum, Vitlycke museum, Hemslöjdskonsulenterna i Västra Götaland och Studio Västsvensk Konservering.
Av dessa är Bohusläns museum och Västergötlands museum stiftelser. De stiftades 1977 av Göteborg och Bohus läns landsting, Uddevalla kommun och Bohusläns Hembygdsförbund resp Skaraborgs läns landsting, Skara kmmun och Västergötlands Fornminnesförening. Sedan regionen bildades har den ersatt landstingen i styrelserna samt tagit över dessas åtagande när det gäller finansieringen.
2004 ingick stiftelserna och regionen ett samordningsavtal enligt vilken bl.a all personal, med undantag av de två museicheferna, är anställda av Västarvet. Mycket av ledning och verksamhet samordnas också. Därmed fattas en stor andel av besluten om verksamheten i Västarvets styrelse och inte av resp stiftelse. För att balansera detta har en representant för Uddevalla kommun, Skara kommun, Bohusläns Hembygdsförbund och Västergötlands Fornminnesförening adjungerats till Västarvets styrelse.
Västarvets förnyelseprogram
Västarvet har under några år bedrivit ett målinriktat arbete med att förnya verksamhet, arbetsformer och organisation. Arbetet har varit upplagt i flyra steg med analys och utredningar kring förvaltningens organisationskultur, stödfunktioner, kärnverksamhet och organisation.
Första steget hösten 2005 handlade om att formulera förvaltningens gemensamma organisationskultur med huvudingredienserna vision, verksamhetsidé och grundläggande värderingar. Därefter inleddes arbetet med analys och utredningar av förvaltningens samlade stödfunktioner. Arbetet med kärnverksamheten har bedrivits sedan 2003, men intensifierades från 2005. Våren 2006 resulterade arbetet i ett brett underlag där det framfördes såväl en viss oro för kommande förändringar, som konkreta uppslag till utvecklad verksamhet.
För att ge ytterligare underlag för arbetat med ny organisation så analyserades vissa utvalda verksamheter 2006/2007. Uppdraget var att identifiera verksamhetens huvudprocesser, inriktning, profil och samlade resurser och föreslå nya vägar för verksamheten.
Arbetet avslutades hösten 2007 med beslut om en långsiktig gemensam verksamhetsplan och en ny organisation.
I promemorian Västarvets förnyelseprogram (Hans Mannerby 2007-10-15) är de centrala meningarna följande:
”Västarvet måste utvecklas till en förvaltning, en organisation som istället driver dessa institutioner och där helheten är primär i förhållande till delarna. Då ligger inte längre tyngdpunkten på de enskilda institutionerna utan på den bakomliggande förvaltningen med uppdrag att driva den samlade verksamheten. Visserligen utspelar sig en stor del av verksamheten på plats inom förvaltningens egna institutioner, men i allt högre grad ska verksamheten bedrivas i utökad samverkan med alla möjliga partners i alla möjliga sammanhang ute i regionen”.
Styrelsen för Västarvet markerade i samband med beslutet att det inte var möjligt att genomföra utan ett nytt avtal med stiftelserna för Bohusläns museum och Västergötlands museum.
Stiftelserna
Stiftelserna har 9 ledamöter i sina styrelser. Fem utses av regionen, två av Uddevalla kommun resp Skara kommun och två av Bohusläns Hembygdsförbund respektive Västergötlands Fornminnesförening. Regionen har valt att samordna så att deras representanter också är ledamöter/suppleanter i Västarvets styrelse.
Sedan några år har det kraftigt ifrågasatts av en minoritet i stiftelsernas styrelse om den starka integreringen av verksamhet och ledning med Västarvets kunde vara i överensstämmelse med stiftelselagen. Detta har lett till misstro mot framförallt Västarvets ledning, men också mot regionens politiker som man menat inte respekterat gällande lag.
Enligt sina urkunder ska stiftelserna förvalta dess samlingar, bedriva och främja kulturminnesvård och museal verksamhet. Redan samordningsavtalet med upplägget ”i samråd” tar bort möjligheten för stiftelsens styrelse att ta sitt fulla ansvar enligt stiftelselagen för verksamheten. Det nya organisationsförslaget med överflyttning av än fler av besluten om verksamheten till Västarvets styrelse och ledning kan inte förenas med det ansvar som åligger en stiftelsestyrelse och strider därmed mot stiftelselagen.
Stiftelselagen avsikt är att skydda de ursprungliga stiftarnas intentioner och är mycket strikt när det gäller möjligheter till ändringar/permutation. Kammarkollegiet är i enlighet med lagens bokstav mycket restriktiv i att tillåta permutationer och det endast då inte går att fullfölja stiftarnas i urkunden uttryckta intentioner.
Enligt Kammarkollegiets tolkning av lagen går det inte att lägga ner dessa stiftelser eller dra ner på anslagen med motiveringen att det inte finns pengar (några av stiftarna har beskattningsrätt). Det är heller inte tillåtet att genom permutation lägga över uppdraget att bedriva verksamheten på en av stiftarna.
En skiss till modell för samspelet mellan Museistiftelserna och Västarvet
Kärnuttrycken i ändamålsparagrafen är förvalta samlingarna och bedriva museiverksamhet. Detta kan man göra själv genom att styrelsen har egen budget och personal till förfogande, och därmed totalansvar församlingar, verksamhet, personal och fastigheter. Det är en återgång till hur det var för ca 6 -8 år sen. Det är en lösning som ingen vill ha.
Den andra möjligheten är att för viss tid uppdra åt någon annan att enligt beställning/avtal utföra verksamheten (jmf upphandla entreprenad).
Ett sådant synsätt kan Kammarkollegiet godta under förutsättning att avtalet är utformat så att styrelsen har möjlighet att kontrollera och följa upp verksamheten. Styrelsen måste också ha möjlighet att stoppa beslut som styrelsen anser strider mot stiftelselagen eller stiftelsens föreskrifter – eftersom det alltid är styrelsen som har ansvaret för att stiftelselagens regler och stiftelsens föreskrifter följs.
Stiftelserna skulle då kunna bedriva museiverksamhet genom att avtala/beställa denna av regionen enligt nedstående modell:
– Långt avtal (men tidsbestämt) om basverksamhet, profilinriktning, basbemanning,
finansieringsram, öppettider m.m. En bilaga med detaljerade mål som kan följas upp
återrapporteras till styrelsen regelbundet
– Årligt tilläggsavtal med regionens utförare, Västarvet, om specialsatsningar m.m.
– Tydlig uppföljning och regelbunden återrapportering till styrelsen
– Uppsägningsklausul
– Museichef med personal (samtliga, inkl museichefen, anställda av Västarvet) har ansvar för
att leverera det beställda enligt avtalet
– När ny museichef skall anställas av Västarvet sker rekryteringen i samråd med stiftelsens
styrelse
– Museichefen är närvarande på stiftelsens styrelsemöte och svarar där inför styrelsen för
återrapportering av verksamheten enligt avtalen. Minst en gång per år deltar Västarvets
förvaltningschef i styrelsemöten
– Skara resp Uddevalla kommuner ställer jurist till förfogande som styrelsens sekreterare
med uppdrag att förbereda och följa upp styrelsens möten och biträda styrelsen i frågor
kring tillämpningen av stiftelselagen och stiftelsens föreskrifter enligt urkund och stadga.
Detta och ev ytterligare punkter ska ingå i det långsiktiga avtalet mellan regionen och stiftelserna.
Västarvet
Samtidigt måste vissa justeringar göras i synsätt och organisation inom Västarvet. Enligt min mening är det synsättet att”Helheten Västarvet är det primära i förhållande till de enskilda delarna” som lett fel. För besökarna är det de ingående museerna och institutionerna och deras utbud av utställningar och andra aktiviter inom sina hus eller ute i samhället som är det intressanta, inte Förvaltningen Västarvet. Det är kulturarvsinstitutionerna som förvaltar, vårdar, utvecklar och brukar arvet. Det är de som sprider kunskap genom utställningar och samverkar med ideella organisationer, kommuner och med varandra. Och det är deras samlade kunskaper, dokumentation och samlingar som är en förutsättning för samhällsbygget.
Detta görs bäst av delar genom deras skilda inriktning, profiler och kompetens.
Vad behöver institutionerna för att kunna göra detta, ta vara på mångfalden i regionen och nå ut till ett växande antal besökare? De behöver kompenta ledare/chefer som kan utveckla verksamheten och sina medarbetare, men som också är öppna för samspel med omgivande samhället och ser sitt uppdrag i ett regionalt perspektiv.
Institutionerna behöver långsiktiga ramar för sina resurser för att klara basuppdraget, d.v.s. bevara, vårda, utveckla och visa. När stiftelserna bildades på 70-talet var ambitionen att lyfta fram länens kulturarv, bevara det och göra det tillgängligt. De bägge stiftelsemuseerna har bra lokaler, och förnämliga magasin. Men för att vårda och visa samlingarna krävs också personalresurser som både till antal och kompetens matchar behovet. Därför behövs en bemanningsplan för resp institution och att medarbetarna, trots att de är anställda inom Västarvet, har sin tjänst placerad vid en institution.
Samtidigt behövs Västarvet som en organisatorisk ram och stöd. Där bör finnas en gemensam ekonomi- och personaladministration, IT-resurser, fastighetsförvaltning m.m samt, genom diskussionerna i ledningsgruppen, möjligheter till samverkan kring profilering, gemensamma satsningar, stöd i utveckling av verksamhet, marknadsföring osv.
Västarvet står utan ordinarie förvaltningschef. Följande åtgärder skulle underlätta och förbättra möjligheterna till att börja återskapa förtroendet:
– påbörja rekryteringen av ny förvaltningschef
– ett tydligt beslut från Västarvets styrelse att återgå till tidigare organisationsstruktur väntan på ny chef samt att man avser att tillsammans med tillträdande chef se
över det liggande organisationsförslaget, och att man då kan tydliggöra vikten av
museernas och deras chefers viktiga roll
– satsa på att ytterligare utveckla samarbetet med ideella organisationer
– utöver basuppdraget ge kulturarvsinstitutionerna riktade resurser för speciella insatser.
Kulturnämnden
I den ovan skisserade modellen kommer Kulturnämnden att ge de bägge stiftelsestyrelserna deras årliga ekonomiska ramar i enlighet med vad som framgår av avtalet med regionen.
Därtill bör man komplettera uppdraget till Västarvet med följande:
- Minska centralstyrningen
- Ha tydliga självständiga kulturarvsinstitutioner med egna ansvariga chefer inom ramen för Västarvet
- Västarvet bör ha en begränsad stab samt svara för det administrativa stödet för de ingående institutioner och organisationerna
- Ge spelrum för regional mångfald och kreativet
Regionstyrelse/ledning
I flera av instituionerna inom Västarvet har regionen tagit över ansvaret från de tidigare landstingen. Dessa hade ambitionen att lyfta fram kulturarvet i sitt län och göra det tillgängligt. Att bevara, vårda, utveckla och visa kulturarvet är resurskrävande. Det kräver att institutionen har bra basbemanning och personal med rätt kompetens.
I budgetskrivelsen för 2008 står följande:
Regionen ska vara den ledande kulturregionen med bredd och kvalitet i hela Västra Götaland. Regionens kulturinstitutioner ska vara nationellt och internationellt kända.
För att kulturarvsinstitutinerna ska kunna leva upp till denna målsättning krävs att de besparingskrav som nu finns på Västarvet ersätts av ökade anslag.
Idag är det personunion mellan Västarvets styrelse och regionens ledamöter i stiftelsernas styrelser. Uppdraget som ledamot i en stiftelsestyrelse innebär att man ska arbeta helhjärtat för stiftelsens bästa. Risken för lojalitetskonflikter finns om man då också är ledamot i Västarvets styrelse.
I den ovan skisserade modellen (beställare/utförare) blir det enligt min uppfattning omöjligt att sitta både i stiftelsestyrelser och i Västarvets styrelse.
Regionen och nominerande partier borde därför så snart det blir möjligt välja representanter som står utanför Västarvets och Kulturnämndens personkrets. Det kan också vara så att man stimulerar intresset för att engagera sig i museernas verksamhet genom att regionen utser professionella styrelser med personer band till Bohuslän resp Skaraborg. Personer som genom sin lokalkännedom har ännu bättre möjlighet till att tillsammans med övriga i stiftelsens styrelse främja kulturarvsverksamheten i den delen av regionen.
Valet av ordförande är naturligtvis extra viktigt för minoriten i styrelserna.
Regionledningen har också ansvaret för att arbeta fram ett förslag till det nya övergripande och långsiktiga avtalet i dialog med de bägge stiftelserna, medan dessa framförallt får ta ansvar för att ta fram bilagan med de uppföljningsbara målen och kraven på verksamheten.
Stiftelserna
Styrelserna i bägge stiftelserna behöver hitta balansen mellan vad styrelsen ska fatta beslut om och det som är resp museiledningens uppdrag och ansvar. Man ska förbereda och förhandla det långsiktiga avtalet, och ha särskilt ansvar för att ta fram förslagen till kvalitetskraven och mål i bilagen. Liksom tillsammans med förvaltnings- och muesiledningen finna bra former för hur återrapporteringen ska ske.
Ideella organisationers verksamhet
De ideella organisationerna är oerhört viktiga i arbetet med kulturarvet och regionen har många aktiva sådana. Deras engagemang och kunskap är oerhört viktig för att verksamheten ska bli bra. De kan på många sätt bidra till att öka intresset hos allmänheten för utställningar och andra aktiviteter både i anslutning till museerna och runt om i regionen.
Anslag/bidrag till bla Bohusläns Hembygdsförbund och Västergötlands Fornminnesförening bör ges direkt från Kulturnämnden.
Uddevalla och Skara
Kommunerna kommer även i fortsättningen av utse 2 ledamöter och 2 suppleanter i stiftelsernas styrelser. Deras årliga anslag skickas till Västarvet, men ingår i budget ramen inom vilken resp stiftelse kan beställa verksamhet.
De uppdrag/avtal som kommunerna idag har med Västarvet kommer i denna modell att tecknas med respektive stiftelse.
Övrigt
Fr.o.m. den tidpunkt när de långsiktiga avtalen med stiftelsestyrelsernas tydliga roll som beställare börjar gälla finns inget behov av adjungeringar till Västarvets styrelse. Jag föreslår att den slopas.
Det kunde vara en fördel att göra ett kluster för kulturadministration. Jag föreslår att Västarvets administration och stab förläggs till Uddevalla och att kraven på chefernas närvaro där förstärks.
När avtal är slutna med regionen måste stiftelsernas styrelser se över om sina stadgar och med utgångspunkt från urkund och 1977 års stadgar göra en försiktig modernisera där så behövs, samt begära permutation hos Kammarkollegiet. Någon permutation av de centrala delarna av ändamålsparagrafen är inte nödvändig, men däremot t.ex av vem som utser styrelse i stället för landstingen. För övriga ändringar i stadgarna gäller fr.o.m. 1 januari 2010, enligt den proposition som nu ligger på riksdagens bord, ett godkännande av länsstyrelsen. Enligt samma lagförslag kommer stiftelserna även i fortsättningen att vara undantagna från att stå under tillsyn.
Den vidare processen
Stiftelsestyrelserna, kulturnämnden, Västarvet och regionledningen måste under våren komma fram till en samsyn om hur man går vidare och att alla är beredda att positivt arbeta för en lösning. Min uppfattning av läget är att modellen endast är genomförbar om huvudparten av de föreslagna delarna finns med.
När samsyn föreligger kan man, helst före sommaren, ta inriktningsbeslut inom respektive styrelse och börja förbereda avtal m.m Under hösten kan man sedan förhoppnngsvis ta samordnade beslut. Den nya ordningen och arbetssättet skulle då gå att tillämpa fr.o.m. 1 januari 2010.
För att arbetet ska löpa smidigt behöver regionen utse en person med uppgift att hålla igång beslutsprocessen så att tidsplanen kan hållas.
Reaktioner
Förslaget har presenterats för de bägge stiftelsestyrelserna (Uddevalla 16/2 och Skara 23/2) genom bifogade OH-presentation. Förslaget till modell har mottagits positivt och det har uttryckts ett klart intresse för att arbeta vidare i enlighet med ovanstående plan för processen. //
